Vor-Ort-Prüfung
Wenn der Inspektor zweimal klingelt … dann wird's Zeit für die Vor-Ort-Prüfung!
Zuerst das Wichtigste
Was wird da überprüft?
Was die Inspektoren bei Ihnen vor Ort überprüfen, findet sich ebenfalls im Anhang X oder auch im SERMI Schema:
Es wird überprüft, ob Sie (noch immer) die Anforderungen für die Zulassung erfüllen und auch weiterhin mit Ihren SERMI Zertifikat arbeiten können.
Beispielsweise wird überprüft, ob noch alle angegebenen Mitarbeitenden aktiv sind oder es einen Geschäftsführerwechsel gab, also die uns bekannte vertretungsberechtigte Person ausgeschieden ist. Einige Punkte müssen anhand der eingereichten Originaldokumente geprüft werden. Das betrifft insbesondere das Führungszeugnis von allen autorisierten Mitarbeitenden: Gemäß der Klarstellung von SERMI, muss das eingereichte Führungszeugnis im Original geprüft werden.
Also bitte alle eingereichten Dokumente der Antragstellung aufbewahren!
Ein wichtiger Prüfpunkt ist die Einhaltung der Verfahrensvorschriften für alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Fahrzeugsicherheit, also zur Dokumentationspflicht. Sie haben im Rahmen der Vertragsunterzeichnung über IDnow übrigend unterzeichnet, dass Sie sich an die Verfahrensvorschriften zur Dokumentationspflicht halten: Details finden Sie in den SERMA-Bedingungen unter Bestätigung Einhaltung Verfahrensvorschrift.
Dass unseren Inspektoren Zugang zu Betriebsgrundstück und Geschäftsräumen sowie die Einsichtnahme von Dokumenten im Rahmen der Vor-Ort-Prüfung gewährt werden muss, ist ebenfalls in den SERMA-Bedingungen vertraglich geregelt worden.

Sie fragen sich wahrscheinlich wer da bei Ihnen vorbeikommt und wieso eigentlich…
Also das können wir Ihnen sagen:
Wer zu Ihnen will:
Unsere Inspektoren tragen weder Trenchcoat noch Lupe. Sie sind Mitarbeitende von uns, der Konformitätsbewertungsstelle SERMA, und führen bei allen von uns zugelassenen Unternehmen eine Vor-Ort-Prüfung durch.
Wieso wir vorbeikommen:
Ganz einfach: Weil wir es müssen. Die Vor-Ort-Prüfung ist im Anhang X zur Verordnung (EU) 2018/858 vorgeschrieben.
Und wann das alles ist:
Es gibt drei Gründe für eine Vor-Ort-Prüfung:
- Als Teil der Zulassungsüberprüfung:
Mindestens einmal innerhalb des Zulassungszeitraums von fünf Jahren müssen wir eine Vor-Ort-Prüfung bei Ihnen durchführen. Details dazu finden Sie weiter unten.
- Zur Erneuerung der Zulassung:
Sechs Monate vor Ablauf Ihrer Zulassung, erfolgt die Erneuerungsprüfung durch uns Vor-Ort.
- Aufgrund von Beschwerden:
Im Fall von Beschwerden oder insbesondere Meldungen von Missbrauch des SERMI-Zertifikates müssen wir eine Vor-Ort-Prüfung durchführen.