Dokumentationspflicht

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Was muss bei der Nutzung festgehalten werden?

Welche Regelungen gibt es bei der Nutzung des SERMI-Zertifikates? 

Wie die Vorgaben zur Vor-Ort-Prüfung, finden sich auch die Regelungen zur Nutzung des SERMI-Zertifikates als 

Verfahrensvorschriften für sicherheitsrelevante Vorgänge

im Anhang X zur Verordnung (EU) 2018/858: Wenn Mitarbeitende sicherheitsrelevante Reparatur- und Wartungsinformationen benötigen, wird das Verfahren zur Durchführung und Dokumentation eines sicherheitsrelevanten Vorganges befolgt. Das bedeutet:

Immer wenn ein SERMI-Zertifikat genutzt wird, müssen festgelegte Kriterien geprüft und dokumentiert werden.

Ein Hinweis vorab …

Sie werden gleich feststellen, dass Sie die geforderten Informationen bereits mit Ihrem Werkstattsystem erfassen. In diesen Fällen, müssen Sie natürlich nicht separat dokumentieren. Stellen Sie aber sicher, dass die Dokumentation sicherheitsrelevanter Vorgänge, z.B. bei einer Vor-Ort-Prüfung,  abruf- und einsehbar ist.

Zur Verfahrensvorschrift gehören nicht nur dokumentierte Informationen, sondern immer auch ein vom Kunden unterschriebener Auftrag.

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Folgende Informationen müssen dokumentiert werden

1. Zum Kunden

Der Mitarbeitende überprüft die Identität des Kunden, der das Fahrzeug gebracht hat, anhand von bspw. Personalausweis oder Führerschein.

2. Zum Fahrzeug

Der Mitarbeitende vergewissert sich, dass die Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN/ VIN) des Fahrzeugs mit den Zulassungsunterlagen übereinstimmt.

[3. Zur Befugnis]

Ist der Kunde, der das Fahrzeug gebracht hat, nicht gleichzeitig der Halter, muss eine entsprechende Befugnis vom Kunden vorgelegt werden.

4. Reparaturauftrag mit Kundenunterschrift

Der Reparaturauftrag enthält die Daten zur Identifizierung des Kunden und ggf. seiner Befugnisse sowie mindestens die folgenden Daten zum Fahrzeug: FIN/ VIN, Amtliches Kennzeichen, Marke, Typ/ Variante/ Version, KM-Stand. Der Reparaturauftrag ist zwingend vom Kunden zu unterschreiben.